Ankara merkezli yazılım şirketi Arksoft, kurumların e-posta verilerini merkezi bir yapıda saklamasını, geçmiş yazışmalara hızla ulaşmasını ve saklama politikalarını yönetmesini sağlayan yeni nesil e-posta arşivleme çözümü StorionX’i tanıttı. TUSAŞ’ta aktif olarak kullanılan ürün, bugün kurumların kendi sunucularında ve veri merkezlerinde çalışıyor. Çözümün bulut tabanlı hizmet olarak sunulacak sürümünün ise Ocak 2027’de kullanıma açılması planlanıyor.
İstanbul Modern’de düzenlenen lansmanda tanıtılan StorionX, farklı e-posta sistemlerinde, kişisel klasörlerde ve PST dosyalarında dağınık halde bulunan yazışmaları merkezi bir arşivde bir araya getirmeyi hedefliyor. Platform; arama, erişim yetkilendirme ve saklama politikalarının yönetimi gibi işlevlerle kurumların yıllar içinde biriktirdiği e-posta verisini daha erişilebilir ve denetlenebilir hale getirmeye odaklanıyor.
Arksoft’un “Control Every Email. Unlock Every Insight.” yaklaşımıyla geliştirdiği çözüm, e-posta arşivlemeyi yalnızca eski mesajları saklama işlemi olarak değil, kurumsal bilginin korunması ve gerektiğinde kullanılabilmesi için bir veri yönetimi konusu olarak ele alıyor.
E-posta arşivi, kurumsal hafızanın bir parçası
Kurumlarda e-posta, günlük iletişimin ötesinde önemli bir bilgi kaynağı. Sözleşmeler, müşteri talepleri, proje kararları, teknik değerlendirmeler ve operasyonel süreçlere ilişkin kayıtlar yıllar boyunca e-posta sistemlerinde birikiyor. Ancak bu veriler farklı kullanıcıların posta kutularına, kişisel klasörlere veya PST dosyalarına dağıldığında, ihtiyaç duyulan bilgiye ulaşmak ve geçmiş işlemleri izlemek zorlaşabiliyor.
Bu dağınık yapı, çalışanların eski yazışmaları bulmak için zaman harcamasına ve denetim ya da hukuki inceleme gibi durumlarda ilgili kayıtların toplanmasının güçleşmesine neden olabiliyor. Merkezi arşivleme yaklaşımı, kurumların e-posta verilerini tek bir yönetim çerçevesinde toplamasını ve bilgiye erişimi tanımlı kurallara bağlamasını amaçlıyor.
Arksoft CEO’su Tahir Emre Esirgen, e-postanın kurumsal kararlar ve müşteri ilişkileri açısından taşıdığı öneme dikkat çekerek StorionX’in çıkış noktasını şöyle açıkladı:
“E-posta, kurumların aldığı kararların, müşteri ilişkilerinin ve kurumsal hafızanın önemli bir bölümünü taşıyor. Buna rağmen birçok kurum bu veriyi hâlâ dağınık ve kontrol edilmesi zor bir yapı içinde tutuyor. StorionX ile amacımız daha iyi bir e-posta arşivi yapmak değil, kurumların e-posta verileri üzerinde gerçek anlamda kontrol sahibi olduğu bir veri yapısı oluşturmaktı.”
Güvenli saklama, hızlı arama ve merkezi kontrol
StorionX’in işlevleri üç temel ihtiyaca dayanıyor: e-postaların güvenli biçimde saklanması, aranan bilgiye hızlı ulaşılması ve arşiv üzerindeki erişim ile saklama kurallarının merkezi olarak yönetilmesi.
Platform, e-postaları otomatik olarak merkezi bir arşive almayı, milyonlarca mesaj ve ek dosya arasında arama yapmayı ve kullanıcıların hangi verilere erişebileceğini belirlemeyi hedefliyor. Kurumlar ayrıca e-postaların ne kadar süre saklanacağına ve ne zaman silineceğine ilişkin politikalar oluşturabiliyor.
Bu yetenekler özellikle büyük hacimli yazışma trafiğine sahip kurumlarda operasyonel açıdan önem taşıyor. Arşivdeki bilgiye erişimin kolaylaşması, çalışanların geçmiş kararları ve müşteri iletişimlerini yeniden incelemesini hızlandırabilir. Ancak arama performansının gerçek kullanım koşullarındaki başarısı; arşiv hacmi, indeksleme mimarisi, arama kapsamı ve altyapı kaynakları gibi etkenlerle birlikte değerlendirilmesi gereken bir konu.
KVKK, GDPR ve elektronik keşif süreçleri
E-posta arşivlerinin yönetimi, özellikle savunma, finans, sağlık ve kamu gibi hassas verilerin işlendiği sektörlerde yalnızca operasyonel bir ihtiyaç değil. Kurumların verileri hangi amaçla işlediği, ne kadar süre sakladığı, kimlerin erişebildiği ve gerektiğinde kayıtları nasıl ortaya koyabildiği de önemli.
Arksoft, StorionX’in saklama politikaları, erişim yetkilendirmesi ve arama özellikleriyle kurumların KVKK ve GDPR kapsamındaki süreçlerini yönetmelerine ve denetim hazırlıklarını desteklemelerine yardımcı olmayı hedeflediğini belirtiyor.
Platformun gelişmiş arama özellikleri, elektronik keşif (eDiscovery) çalışmalarında da kullanılabiliyor. Elektronik keşif; hukuki inceleme, denetim veya soruşturma gibi süreçlerde ilgili elektronik kayıtların aranması, bulunması, korunması ve incelemeye hazırlanmasını kapsıyor. E-posta arşivine merkezi erişim, bu süreçlerde ilgili yazışmaların belirlenmesini kolaylaştırabilir.
Burada önemli bir ayrım bulunuyor: Bir arşivleme ürününün saklama ve erişim kontrolleri sunması, tek başına kurumun tüm mevzuat yükümlülüklerini yerine getirdiği anlamına gelmiyor. Uyum; doğru yapılandırma, saklama sürelerinin uygun belirlenmesi, erişim kayıtlarının yönetimi ve kurumun kendi veri işleme süreçleriyle birlikte ele alınmalı.
Kubernetes mimarisiyle şirket içi kurulum
StorionX’in teknik altyapısında Kubernetes kullanılıyor. Açık kaynaklı bu platform, konteynerler içinde çalışan uygulamaların dağıtımını, yönetimini ve ölçeklendirilmesini düzenliyor. Kurumların altyapı ihtiyaçları ve e-posta hacimleri değiştikçe uygulama bileşenlerinin yönetilmesini kolaylaştıran Kubernetes, farklı sunucu ortamlarına uyarlanabilen mimarilerin oluşturulmasında da kullanılabiliyor.
StorionX bugün şirket içi kurulum (on-premises) modeliyle sunuluyor. Bu modelde yazılım, kurumun kendi sunucularında veya veri merkezinde çalışıyor. Böylece kurumlar, kendi altyapı politikaları doğrultusunda arşivleme sistemini yönetebiliyor. Kendi ortamında veri tutmak isteyen ya da kapalı ağlarda çalışan kuruluşlar açısından bu seçenek önem taşıyor.
Ancak Kubernetes kullanılması tek başına yüksek erişilebilirlik, kesintisiz hizmet veya otomatik ölçeklenebilirlik garantisi vermiyor. Bu sonuçlar, mimarinin nasıl tasarlandığına, yedeklilik ve izleme mekanizmalarına, depolama altyapısına ve işletim süreçlerine bağlı.
StorionX Product Owner & Architect ve Arksoft Kurucu Ortağı Boran Düzgün, mimarinin farklı altyapılara uyum sağlayacak biçimde tasarlandığını belirterek şu değerlendirmede bulundu:
“StorionX’i ilk günden, konteyner olarak paketlenmiş uygulamaların kurulmasını, çalıştırılmasını ve ihtiyaç arttıkça ölçeklenmesini yöneten Kubernetes üzerinde; farklı altyapılara uyum sağlayabilecek şekilde tasarladık. Bugün TUSAŞ gibi kurumlarda şirket içi kurulum (on-premises) modeliyle çalışan bu mimari, Ocak ayında devreye alacağımız bulut sürümünün de temelini oluşturuyor.”
Bulut sürümü Ocak 2027’de planlanıyor
Arksoft’un ürün yol haritasındaki bir sonraki önemli adım, StorionX’in hizmet olarak yazılım (Software as a Service – SaaS) modelindeki sürümü. Şirket, bulut sürümünü Ocak 2027’de kullanıma sunmayı planlıyor.
Bulut modeli, kurumların arşivleme altyapısını kendi sunucularında kurup işletme ihtiyacını azaltabilir. Bununla birlikte kurumsal e-posta arşivlerinde veri konumu, erişim yetkileri, hizmet sürekliliği, yedekleme ve veri aktarımı gibi başlıkların ayrıntılı biçimde değerlendirilmesi gerekiyor. Özellikle hassas bilgi işleyen kuruluşlar için buluta geçiş kararı, yalnızca teknik değil aynı zamanda güvenlik ve yönetişim kararı niteliği taşıyor.
Şirket içi ve bulut modellerinin birlikte sunulması, farklı güvenlik ve altyapı gereksinimleri bulunan kurumlara seçenek sağlayabilir. Ancak bulut sürümünün fiyatlandırması, hizmet kapsamı, veri yerleşimi ve güvenlik özellikleri gibi ayrıntılar, ürünün kurumsal pazardaki konumunu değerlendirmek açısından belirleyici olacak.
Yol haritasında yapay zekâ ve veri analizi var
StorionX’in gelecek planları, arşivleme işlevlerinin ötesine geçerek e-posta içeriğinden daha fazla değer üretmeye odaklanıyor. Arksoft’un yol haritasında uzun e-posta zincirlerini yapay zekâ ile özetleme, kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri (PII) tespit etme, e-postaları içeriklerine göre sınıflandırma, analiz ve raporlama özellikleri bulunuyor.
Bu yetenekler hayata geçirildiğinde e-posta arşivleri, yalnızca geçmiş yazışmaların saklandığı bir alan olmaktan çıkarak kurumların bilgiye daha hızlı ulaşmasına yardımcı olan bir kaynağa dönüşebilir. Uzun yazışmaların özetlenmesi, bir konuya ilişkin farklı mesajların daha hızlı incelenmesini sağlayabilir; sınıflandırma ve analiz araçları ise büyük hacimli arşivlerde belirli bilgi türlerinin bulunmasını kolaylaştırabilir.
Öte yandan yapay zekâ özelliklerinin kurumsal arşivlerde kullanılabilmesi için veri erişim sınırlarının korunması, hassas bilgilerin uygun biçimde işlenmesi ve üretilen sonuçların doğruluğunun değerlendirilmesi gerekiyor. PII tespiti gibi işlevlerin başarısı da kullanılan yöntemlere, veri türlerine ve dil kapsamına bağlı olacak. Şirketin açıkladığı bu özellikler ürün yol haritasında yer alıyor; bunların tamamının bugün kullanıma sunulduğu anlamına gelmiyor.
Türkiye’de geliştirildi, uluslararası pazarı hedefliyor
Ankara Hacettepe Teknokent’te Arksoft tarafından geliştirilen StorionX, kurumların e-posta arşivleme, veri yönetimi ve uyumluluk ihtiyaçlarına yönelik yerli bir yazılım olarak konumlandırılıyor. Arksoft’un Londra’daki Birleşik Krallık yapılanması da ürünün uluslararası pazarlara açılma çalışmalarında rol üstleniyor.
Çözümün TUSAŞ’ta aktif olarak kullanılması, ürünün kurumsal kullanım alanına ilişkin önemli bir referans olarak öne çıkıyor. Bununla birlikte ürünün farklı sektörlerde yaygınlaşması; ölçeklenebilirlik, güvenlik, entegrasyon, teknik destek ve toplam sahip olma maliyeti gibi ölçütlerde sağlayacağı sonuçlarla yakından ilişkili olacak.
BT Günlüğü’nün değerlendirmesi
StorionX’in ortaya koyduğu temel yaklaşım, kurumların e-posta arşivlerini pasif bir depolama alanı olarak değil, yönetilmesi gereken kurumsal veri varlığı olarak ele almak. E-postalar yıllar içinde kararların, sözleşmelerin, müşteri ilişkilerinin ve operasyonel süreçlerin izlerini taşıyor. Bu verinin dağınık kalması, yalnızca arama süresini uzatmıyor; bilgiye erişim ve denetim süreçlerini de zorlaştırabiliyor.
StorionX açısından iki gelişme özellikle takip edilmeli: TUSAŞ gibi kurumsal ortamlardaki kullanımının farklı ihtiyaçlara nasıl yanıt verdiği ve Ocak 2027 için planlanan bulut sürümünün hangi güvenlik, veri yönetimi ve hizmet özellikleriyle sunulacağı.
Ürünün uzun vadeli değerini ise yalnızca e-postaları merkezi bir yerde toplaması değil; büyük arşivlerde hızlı ve güvenilir arama sağlaması, erişim ve saklama politikalarını doğru uygulaması, mevcut kurumsal sistemlerle bütünleşmesi ve yol haritasındaki yapay zekâ özelliklerini kontrollü biçimde hayata geçirmesi belirleyecek.
